Tutti i danni e il caos creati dagli uragani Harvey e Irma nelle scorse settimane hanno evidenziato la necessità di preparare le piccole imprese in caso di calamità naturali. Fino al 40% delle piccole imprese non si riprende mai dopo un disastro naturale. E mentre affrontare queste situazioni non è mai facile, avere un piano può renderti più facile navigare nella tua attività attraverso il processo.
Small Business To Dos per sopravvivere a un disastro
Poiché ci sono tanti fattori diversi da considerare, Small Business Trends ha parlato con alcuni esperti che hanno offerto suggerimenti su vari aspetti della preparazione e del recupero in caso di calamità. Ecco i suggerimenti 10 che possono aiutare la tua azienda a sopravvivere a un disastro.
Creare esercitazioni per scenari di disastro potenziale
James R. Bailey, professore e Stacy e Jonathan Hochberg Fellow di Leadership Development presso la Scuola di Business della George Washington University, hanno dichiarato in una e-mail a Small Business Trends: "La pianificazione anticipata richiede previsioni di scenario. Considerando ogni possibilità, non importa quanto improbabile, dovrebbe essere intrattenuto, provato e perforato. "
Backup di tutti i record importanti nel cloud
Secondo Kevin Miller, CMO del software di gestione delle spese aziendali Neat, la migliore opzione possibile per le piccole imprese consiste nel mantenere documenti importanti in una soluzione cloud che organizza anche i record e li rende ricercabili. Ma è anche accettabile che le piccole imprese utilizzino una soluzione cloud più semplice. Oppure, se è necessario conservare copie cartacee di determinati documenti, tenerli in una posizione separata o in caso di incendio e prova di alluvione.
Ottieni una seconda opinione sulla copertura assicurativa
Avere la giusta copertura assicurativa può fare un'enorme differenza nella capacità della tua azienda di superare con successo un disastro naturale. Per questo motivo, è fondamentale che tu disponga di una copertura che non includa lacune. Jeff Dudan, CEO di AdvantaClean, azienda che si occupa di muffe e acqua danneggiata, ha dichiarato in un'intervista telefonica con Small Business Trends che le piccole imprese dovrebbero avere un agente specializzato nella protezione delle imprese. Inoltre, non può fare male ricevere un secondo parere e riesaminare annualmente la copertura nel caso in cui sia necessario apportare aggiornamenti.
Durante il disastro, essere sicuri di agire in modo decisivo
Una volta che stai affrontando una situazione di emergenza, il tempo per la pianificazione è finito. Ed è tempo per te di agire concretamente. In tal caso, potrebbe essere necessario adeguare il tuo stile di leadership.
Bailey spiega: "C'è una vera differenza tra management e leadership. In tempi calmi, una mano ferma è la migliore. Livello, analitico, misurato. La gestione è l'ordine del giorno. Ma in una crisi è necessaria un'azione rapida e decisiva. Il consenso è solitamente il percorso migliore, ma il consenso richiede tempo. In un disastro, per quanto interpretato, il tempo è essenziale. La direzione forte, forte e, a volte, intransigente, domina il giorno. "
Valuta eventuali danni alla tua azienda prima di riprendere le normali operazioni
Una volta che il disastro è passato, Dudan avverte, quando valuta i danni, assicurati che la sede della tua attività sia effettivamente al sicuro prima di rientrare. Ciò significa dare un'occhiata alle fondamenta dell'edificio, assicurando che l'acqua si sia ritirata e cercando eventuali cavi elettrici rotti. Assicurati che l'edificio sia sicuro prima di chiedere ai tuoi dipendenti di tornare.
Rendere la salute fisica e il benessere della tua squadra una priorità assoluta
È anche una buona pratica investire in alcuni dispositivi di protezione, tra cui protezione per gli occhi e maschere di ventilazione, soprattutto se ci possono essere muffe o altri danni causati dall'acqua nell'edificio. Inoltre, Dudan dice che può essere facile per le persone che si occupano della pulizia dopo i disastri per essere sovraccarichi di lavoro e stanchi. Quindi ti raccomanda di assicurarti di avere abbastanza snack e acqua in bottiglia a portata di mano, oltre a programmare pause regolari.
Assicurarsi di presentare un reclamo prima di contattare le compagnie di assicurazione
Se la tua posizione ha un danno significativo, ti consigliamo di contattare la compagnia assicurativa il più rapidamente possibile per presentare un reclamo. Tuttavia, se hai a che fare con qualche danno minore e non sei sicuro di presentare un reclamo o meno, Dudan ha detto che è meglio valutare le tue opzioni prima di contattare la tua compagnia assicurativa. Contattare le compagnie di assicurazione in merito a un problema può essere considerato come un reclamo sulla copertura e influire sulle tariffe future anche se si decide di occuparsi personalmente del problema.
Ha detto: "La tua responsabilità principale è quella di prendere mezzi ragionevoli per mitigare ogni ulteriore danno all'edificio o alla proprietà. Quindi, se hai assunto un professionista del restauro, allora hai agito in modo ragionevole. Basta non ritardare in modo irragionevole il processo e essere tempestivi e comunicativi e mantenere buoni record ".
Tenere traccia di tutte le spese relative ai disastri
Durante il processo di recupero, devi anche tenere traccia di tutte le spese periferiche per i tuoi record, soprattutto se hai a che fare con richieste di risarcimento. Questo non significa solo tracciare le tue spese di riparazione effettive. Dovresti anche tenere traccia di cose come le ore che paghi ai dipendenti per svolgere il lavoro di pulizia piuttosto che i loro doveri regolari, il cibo e l'acqua che stai fornendo ai lavoratori e le vendite che la tua azienda ha perso durante il periodo di recupero.
Datti il ??tempo di recuperare i record
Da lì, dovrai lavorare per recuperare i tuoi documenti e tornare alle tue operazioni quotidiane. Anche se si dispone di record di backup, la riorganizzazione può richiedere del tempo. Quindi, soprattutto se hai a che fare con un disastro giusto o prima della stagione delle tasse, Miller ti consiglia di richiedere un'estensione per darti un po 'di respiro. L'IRS spesso concede estensioni alle imprese che sono state colpite da disastri. Quindi questo ti dà più tempo per organizzarti, pur avendo a che fare con tutto il caos derivante dal recupero da un disastro naturale.
Raggiungi banche e venditori
Se hai perso qualche record importante o hai perso dei pagamenti, Miller suggerisce anche di contattare la tua banca e i tuoi fornitori per recuperare quelle informazioni importanti. È possibile richiedere copie virtuali o rigide dei propri registri finanziari, contratti, fatture e altri documenti importanti. Questo dovrebbe aiutarti a costruire una base di record abbastanza decente. Puoi anche collaborare con i tuoi fornitori per verificare le estensioni relative ai pagamenti o ai piani di pagamento per aiutarti a gestire le tue spese mentre affronti le operazioni di recupero.
Foto di preparazione all'uragano tramite Shutterstock
