Quando lanci la tua piccola impresa, è improbabile che tu abbia pensato seriamente a configurare un sistema telefonico, se ci hai pensato.
Non sei da solo in questo: dalle checklist di avvio 25-plus che abbiamo esaminato online durante la ricerca di questo articolo, solo un sistema telefonico elencato ed era molto più in basso in termini di priorità.
Questo non è terribilmente sorprendente. Più di tre quarti delle piccole imprese avviate in 2013 avevano quattro o meno persone. Con un team così piccolo, l'uso di singoli telefoni cellulari ha senso.
Tuttavia, man mano che queste aziende crescono, sia in termini di dipendenti che di clienti, diventa evidente la necessità di un sistema telefonico più sofisticato, ma accessibile. Dopotutto, ti dispiacerebbe perdere neanche una chiamata, giusto?
Ed è qui che il sistema di telefonia virtuale entra nell'immagine.
Cos'è un servizio di telefonia virtuale?
Per decenni, i sistemi di telefonia aziendale hanno offerto più di un telefono su ogni scrivania. Dalla segreteria telefonica al routing delle chiamate, all'inoltro delle chiamate e alle chiamate in conferenza, i moderni sistemi telefonici hanno trasformato il modo in cui le aziende comunicano con i propri clienti, partner e all'interno delle proprie mura.
Tuttavia, per molte piccole imprese, il prezzo di un sistema telefonico interno era proibitivo. A parte l'apparecchiatura stessa (compresi i telefoni), il costo di gestione, risoluzione dei problemi e manutenzione di un sistema era elevato.
Nel tardo 1990s tuttavia, si presentò una nuova soluzione: i servizi di telefonia virtuale. Proprio come le applicazioni online che si utilizzano nel cloud, questi servizi hanno consentito alle piccole imprese di ottenere più funzionalità a un costo inferiore spendendosi tutti i costi di hardware, gestione e manutenzione e diffondendoli in un numero di aziende. Inoltre, le aziende che utilizzano servizi di telefonia virtuale possono utilizzare i dispositivi telefonici esistenti, sia cablati a muro o mobili.
Il risultato? Le piccole imprese ora hanno accesso a solidi servizi di telefonia aziendale a un prezzo molto più basso.
16 Ways un servizio di telefonia virtuale può aiutare la tua azienda
Da quando sono stati introdotti, i servizi di telefonia virtuale hanno continuamente aumentato le loro offerte di servizi. Per aiutarti a cogliere l'ampiezza di ciò che è disponibile, consulta le funzioni più comuni, oltre a quelle non comuni, riportate di seguito.
Funzioni comuni di un servizio telefonico virtuale
Ecco un esempio delle funzionalità più comuni offerte dai servizi di telefonia virtuale:
- Numeri di telefono - Pubblicizza un numero principale o crea tutti i numeri 800 di selezione diretta e vanità locali di cui hai bisogno (attenzione: più numeri possono significare un costo maggiore). In genere puoi impostare l'ID del chiamante che desideri utilizzare in modo che la persona che stai chiamando vedrà il nome della tua azienda.
- Receptionist virtuali e menu self-service - Accogli i chiamanti con un saluto professionale, quindi inviali per la propria strada o offri un menu con opzioni che includono una directory di estensione, nonché la posizione e l'orario di lavoro.
- Tieni la musica - Puoi anche scegliere il tuo!
- Call routing - Aiuta il tuo interlocutore a raggiungere la persona giusta con regole di automazione che è possibile modificare al volo. Determina chi riceve la chiamata utilizzando funzionalità come code di gruppo e squilli simultanei e porta le tue chiamate in viaggio con le funzionalità "follow-me" che inoltrano tutte le chiamate al tuo dispositivo mobile. È anche possibile impostare le regole di screening in modo che vengano inviate chiamate importanti mentre vengono inviate chiamate meno importanti alla posta vocale.
- Altre funzioni del telefono - La maggior parte dei servizi telefonici virtuali offre trasferimento delle chiamate, parcheggio delle chiamate, ID del chiamante, avviso di chiamata e non disturbare. Alcuni addirittura annunciano il chiamante (cioè chiedono al chiamante di pronunciare il proprio nome, registrarlo e quindi riprodurlo per voi prima di accettare la chiamata) e chiamare il blocco.
- Clicca per chiamare - Lascia che i tuoi clienti ti chiamino facendo clic sul pulsante di un sito web.
- Chiamata in conferenza - È come una festa online dove lavori.
- Fax - Ricevere fax e averli consegnati via e-mail.
- Voicemail - Pensare più grande della semplice capacità di ricevere un messaggio vocale. Molti servizi di telefonia virtuale inoltreranno una registrazione dei tuoi messaggi vocali al tuo indirizzo e-mail dove potrai giocare immediatamente.
- Gestione degli account - Cambia, gestisci e monitora il tuo sistema telefonico con un dashboard online facile da usare. Nessun sistema complesso da gestire e nessun hardware da gestire.
Funzioni non comuni di un servizio telefonico virtuale
- Assistente dal vivo - Non c'è niente di meglio che avere una persona dal vivo per rispondere al telefono della tua attività. Alcuni servizi di telefonia virtuale ti consentono di offrire quell'esperienza senza dover assumere un addetto alla reception.
- Trascrizioni Voicemail - Avere una registrazione di ogni messaggio vocale che ti è stato recapitato via email è bello, ma non puoi ascoltarne uno durante una riunione. Ecco quando una segreteria trascritta, il tuo messaggio nel testo, è davvero utile.
- Chiama flip - Hai bisogno di lasciare l'ufficio quando sei nel mezzo di una chiamata? Call flip ti consente di trasferire la chiamata sul tuo dispositivo mobile in modo da poter continuare a parlare in movimento.
- Web e videoconferenza - Alcuni servizi di telefonia virtuale offrono la possibilità di ospitare web e videoconferenze secondo necessità.
- integrazione - L'integrazione del servizio di telefonia virtuale con le applicazioni utilizzate di frequente consente di configurare processi efficienti. Ad esempio, con RingCentral, è possibile inviare fax in entrata a cartelle Box specifiche e abilitare "click-to-call" dalla soluzione del servizio clienti Zendesk.
- Registrazione delle chiamate - Se è necessario registrare una chiamata, per scopi legali o di formazione, alcuni servizi di telefonia virtuale offrono tale funzionalità.
La decisione Voice-Over-IP (VOIP)
I servizi di telefonia virtuale possono essere offerti in due modi:
- Servizio telefonico tradizionale che utilizza un PBX (centralino privato) che utilizza le stesse linee utilizzate da casa e dai telefoni cellulari; o
- VOIP, un metodo che instrada le tue chiamate su Internet.
Mentre VOIP è spesso meno costoso, ci sono due fattori importanti da considerare prima di scegliere un servizio di telefonia virtuale che utilizza tale approccio:
- Affidabilità - VOIP richiede una connessione Internet stabile e sicura. Se questo non è disponibile, guarderai le chiamate incomplete e interrotte.
- Servizio di emergenza - I servizi di emergenza sono completamente integrati con i servizi telefonici tradizionali che utilizzano un PBX ma non con i servizi VOIP. Ciò significa che servizi come 911 non riescono a rintracciare le chiamate VOIP, una restrizione grave se si è mai nei guai. Mentre questo problema viene affrontato, è ancora una vera preoccupazione.
Elenco dei servizi di telefonia virtuale
Per aiutarti a trovare un servizio di telefonia virtuale che soddisfi le tue esigenze e il tuo budget, abbiamo compilato l'elenco qui sotto per iniziare.
Nota: caratteristiche e prezzi variano ampiamente tra i servizi, quindi assicurati di fare la tua ricerca.
- × 8 8
- AccessDirect
- Aircall
- Telefoni Alliance
- American Voice Mail
- BroadVoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- Cavalletta
- Haloo
- Jive
- Kall8
- Line2
- MightyCall
- Nextiva
- Una scatola
- Onsip
- Ooma
- com
- Cabina telefonica
- RingCentral
- Sonetel
- co
- Attrezzatura
- Talkroute
- Telzio
- UniTel Voice
- VirtualPBX
- VoiceNation
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Vonage
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
Conclusione
Ad un certo punto, molti piccoli imprenditori si troveranno a prendere in considerazione un servizio di telefonia virtuale.
Non è sempre la dimensione del business che guida la ricerca di una soluzione, ma la convenienza e l'abilità "look-like-a-big-business" che queste soluzioni forniscono.
Prima di iniziare a guardare, familiarizzare con le funzionalità sopra elencate e quindi utilizzare l'elenco dei servizi di telefonia virtuale per avviare la ricerca.
Imprenditrice sul telefono Foto tramite Shutterstock
