La maggior parte dei proprietari di piccole imprese viaggiano fuori città per lavoro. Alcuni lo fanno frequentemente; altri solo occasionalmente. In ogni caso, il costo può salire. Certifica che il costo medio annuo di un viaggio di lavoro negli Stati Uniti è di $ 949 per i biglietti aerei, le tasse alberghiere e altre spese. Essere in grado di detrarre i costi di viaggio può fornire un significativo sollievo finanziario per una piccola impresa. Tuttavia, le norme fiscali per i viaggi d'affari non sono sempre semplici, ponendo una serie di limitazioni sulle detrazioni per le spese di viaggio di un proprietario.
Regole fiscali per viaggi d'affari
Le detrazioni per il viaggio dipendono dallo scopo del viaggio
I proprietari di attività commerciali possono cercare di unire il piacere al business dedicando tempo alle attività personali nel corso di un viaggio di lavoro. Questo può essere auspicabile, soprattutto durante la stagione estiva, quando i familiari possono accompagnare un imprenditore in viaggio. Ciò significa che da una prospettiva di detrazione fiscale dipende dal fatto che il viaggio sia domestico (negli Stati Uniti) o straniero.
Per i viaggi nazionali, è possibile detrarre la percentuale di 100 del volo su un viaggio se lo scopo è principalmente per affari. Questo è così anche se trascorri del tempo visitando la città, visitando la famiglia o giocando a golf. Non esiste una linea chiara per determinare il significato di "principalmente", ma se non avresti intrapreso il viaggio ma per la necessità di condurre affari, probabilmente supererai il test. Tuttavia, il tuo hotel / motel e i pasti nei giorni per le attività personali non sono deducibili. E non puoi detrarre nessuno dei costi per i compagni di lavoro.
Se il viaggio non è principalmente per lavoro, quindi nessuna parte del biglietto aereo è deducibile. Tuttavia, è possibile cancellare le spese per affari, come il pranzo con un venditore.
Le regole per i viaggi all'estero sono nella Pubblicazione IRS 463.
Solo la percentuale di pasti 50 è deducibile
Anche se il tuo viaggio è tutto per lavoro, puoi detrarre solo la metà dei tuoi pasti. Questo include i tuoi pasti e quelli che paghi mentre ospitavi uomini d'affari, come clienti, venditori e potenziali clienti.
Il costo delle convenzioni può essere deducibile con limitazioni
È possibile detrarre il costo di partecipazione a una convention se la partecipazione è vantaggiosa per la propria attività. Tuttavia, ci sono una serie di limitazioni:
- Non puoi detrarre le spese per la tua famiglia o altri compagni non commerciali che ti accompagnano.
- Non è possibile detrarre le spese per le convention tenute al di fuori dell'area nordamericana (i Paesi sono elencati nella Pubblicazione IRS 463) a meno che non sia ragionevole tenere la convenzione fuori da quest'area (in base alle attività, all'organizzazione sponsorizzatrice e ad altri fattori) e all'incontro. è direttamente correlato alla tua attività.
- Se si trova su una nave da crociera, i costi deducibili sono limitati a $ 2,000 all'anno.
Devi avere una buona documentazione per rivendicare detrazioni
La legge fiscale impone regole di prova speciali quando si tratta di spese di viaggio. Le ricevute non sono sufficienti per detrarre le spese di viaggio. È inoltre necessario un record, ad esempio un diario, un conto spese o un'app, contenente le seguenti informazioni:
- Costo di ciascuna spesa di viaggio separata, come alloggio, pasti e spese accessorie
- Date di partenza e di ritorno per ogni viaggio
- Destinazione del viaggio
- Scopo commerciale per la spesa o il beneficio aziendale ottenuto o previsto
Le tariffe Per Diem possono ridurre il mantenimento dei record
Potresti essere in grado di utilizzare determinati tassi giornalieri giornalieri per giustificare il costo del viaggio d'affari. Ciò elimina la necessità di tenere traccia dell'ammontare delle spese. Ci sono vari importi giornalieri:
- Un tasso federale giornaliero (fissato dall'amministrazione dei servizi generali) per l'alloggio, i pasti e le spese accessorie,
- Un assegno alimentare standard e
- Un tasso IRS molto basso per l'alloggio, i pasti e le spese accessorie.
Anche se la tua azienda utilizza i tassi giornalieri per i dipendenti di base (come rimborsarli a tali tariffe), i titolari di aziende (quelli che possiedono più di 10 per cento delle azioni societarie e dei lavoratori autonomi) non possono utilizzare il tasso di diem o tasso alto-basso dell'IRS per l'alloggio; solo il costo effettivo dell'alloggio è deducibile. Possono usare l'assegno alimentare standard. Se i proprietari utilizzano l'assegno alimentare standard, si limitano a ridurre la necessità di conservare le ricevute; sono ancora necessari altri registri.
Conclusione
Stabilire buone pratiche commerciali per tenere traccia delle spese di viaggio in modo da poter richiedere le detrazioni a cui si ha diritto. Collabora con il tuo CPA o con altri consulenti fiscali per ottimizzare i risultati fiscali dei tuoi viaggi di lavoro.
Foto dei viaggiatori tramite Shutterstock
