La mia azienda, Journyx, è in circolazione da sedici anni e durante questo periodo abbiamo superato una delle maggiori recessioni economiche della storia, l'emergere della sfera dei social media simultaneamente eccitante e terrificante e le principali transizioni nel modo in cui il software viene acquistato e consegnato. Tuttavia, non eravamo sempre così resistenti.
All'inizio ci siamo avvicinati al fallimento assoluto un paio di volte. Non aveva nulla a che fare con il nostro prodotto; i clienti lo hanno trovato recapitato sulla sua funzionalità promessa e poi alcuni. Inoltre non aveva a che fare con la nostra squadra, o con qualche politica interna scadente.
La ragione per cui ti sto raccontando questa storia è perché c'è una lezione da imparare qui: non avevamo una visione chiara della nostra pipeline e del flusso di cassa. Abbiamo avuto difficoltà a prevedere quanti soldi avremmo in banca diverse settimane in futuro. Era un problema serio e, sfortunatamente, un problema comune. Forse anche uno che hai vissuto nella tua compagnia.
È facile, in particolare per le piccole imprese e le start-up, concentrarsi sull'eccitazione del qui e ora. Il futuro è un concetto astratto per le imprese a livello aziendale, finché non lo è. Devi concentrarti sulla crescita dall'inizio. Il successo non è un sogno irrealizzabile, ma paradossalmente può distruggerti se non sei preparato per questo.
Non siamo stati la prima azienda ad affrontare periodi di crescita che non siamo stati in grado di gestire e non saremo gli ultimi. Fortunatamente, è semplice implementare un sistema che consenta previsioni intelligenti.
Di seguito sono riportati cinque passaggi che è possibile adottare per assicurarsi che la propria attività non abbia gli stessi problemi:
1. Traccia individualmente i progetti
Tracciare il tempo impiegato dai dipendenti per i progetti è grande, ma trarrai il massimo beneficio quando seguirai ciascun progetto separatamente. Ciò consente di visualizzare ciascun progetto come un elemento unico nella redditività aziendale. Questa intuizione è incredibilmente preziosa quando si assegnano risorse perché conoscerete i parametri per ciascun progetto in relazione all'attuale disponibilità dell'azienda.
2. Monitorare le attività dei dipendenti e i cambiamenti nella produttività
In qualsiasi organizzazione, i vantaggi di sapere cosa stanno facendo i dipendenti in qualsiasi momento sono ovvi: li vuoi lavorare su attività che sono effettivamente vantaggiose per l'azienda. Ma è anche importante considerare quali lavori sono più efficaci. L'implementazione di un sistema che consente ai dipendenti di tracciare il tempo rispetto a compiti specifici ti permetterà di vedere dove sono più utili. Le probabilità sono ciò che piace fare meglio. Non è necessario cambiare i ruoli lavorativi dei dipendenti ogni giorno, ma prendere in considerazione un cambiamento quando le prove suggeriscono che hanno affinato le competenze in una nuova area e potrebbero essere più utili altrove.
3. Costruisci un database di progetti precedenti
Avere un backlog dei tuoi progetti sarà incredibilmente prezioso, anche se ci vorrà del tempo per costruire. Con queste informazioni, puoi determinare quante persone normalmente impiega per completare un progetto; migliorare l'accuratezza dei budget in base all'ambito; e tempistiche perfette basate sui parametri generali del progetto. Anche i progetti meno efficienti diventano preziosi perché è possibile raccogliere tutte le informazioni da loro. Saprai cosa non ha funzionato, quali fattori ti hanno indotto a superare il budget e a imparare dagli errori.
4. Conosci sempre le tue risorse disponibili
Un pezzo fondamentale di qualsiasi piano di progetto è la creazione della tua squadra. Questo compito è più facile quando sai esattamente chi è disponibile (con le competenze di cui hai bisogno) e quale sarà il loro programma per la durata del progetto. Se si dispone di un sistema di gestione dei progetti automatizzato, le pianificazioni dei dipendenti sono prontamente evidenti e qualsiasi richiesta di ferie verrà annotata. Conoscerai anche le attività a cui altri dipendenti stanno lavorando, così puoi evitare di allungare troppo le risorse o assegnare una persona a compiti per i quali non sono adatti.
5. Monitorare costantemente l'utilizzo delle risorse in relazione al budget e alla pianificazione
Se si confrontano tempo e risorse spese per un progetto rispetto alla percentuale completa, è possibile vedere quali progetti assorbono troppe risorse per rimanere redditizi. Ciò consente di ridistribuire le risorse ai progetti secondo necessità o addirittura di uccidere progetti che sono andati troppo lontano a vantaggio della propria azienda. È sempre meglio determinare i problemi nelle prime fasi e un sistema di tracciamento dinamico fornisce tali informazioni. A volte è meglio tagliare le perdite e andare avanti; i costi possono rapidamente andare fuori controllo, causando un peggioramento della situazione.
Mentre è possibile tenere traccia di questi sistemi utilizzando i programmi di business di base (abbiamo utilizzato Excel e QuickBooks in anticipo), i sistemi automatici e programmabili ridurranno notevolmente i tempi e gli errori di catalogazione. Qualunque sia il metodo che decidi di utilizzare, avvia ASAP se non lo hai già fatto. La crescita dovrebbe essere una causa di eccitazione, non di preoccupazione. 1
