La tua azienda è pronta a fare il suo primo noleggio? Trovare e assumere il lavoratore giusto è un passaggio fondamentale nel processo. Tuttavia, ci sono alcuni altri passaggi che dovrai seguire per assicurarti di rispettare gli obblighi legali, normativi e fiscali di essere un nuovo datore di lavoro.
Per semplificare il processo, ecco una lista di controllo delle cose 10 che devi fare una volta che il candidato giusto ha accettato la tua offerta di lavoro:
1. Richiedi un numero di identificazione del dipendente
Molte aziende operano senza un numero di identificazione del datore di lavoro (o EIN), ma se assumete dipendenti, ne avrete bisogno. Consideralo come il numero di previdenza sociale equivalente per i datori di lavoro. Un EIN viene utilizzato per segnalare le imposte trattenute per conto dei dipendenti. Puoi richiedere un EIN online dall'IRS.
2. Impostare le ritenute d'acconto
O prima o prima della data di assunzione, dovrai fornire al tuo dipendente una copia del modulo IRS W-4. Chiedete al vostro dipendente di completarlo e consegnarlo a voi in modo da poter trattenere l'imposta federale sul reddito corretta dalla loro retribuzione. Per aiutarvi a capire che cosa dovreste essere trattenuti, consultate la guida fiscale del datore di lavoro dell'IRS (documento PDF noto anche come "Circular E"). Se nel tuo stato si applica l'imposta sul reddito statale, avrai anche bisogno del tuo dipendente per compilare un modulo o certificato di ritenuta di stato. La maggior parte degli stati ha una tassa sul reddito, anche se alcuni non lo fanno, tra cui il Texas, l'Alaska e il Nevada. L'IRS ha collegamenti con le agenzie fiscali statali.
3. Verifica che il tuo dipendente sia idoneo a lavorare negli Stati Uniti
Per garantire che la tua forza lavoro sia legale, sei tenuto a verificare il loro diritto legale a lavorare negli Stati Uniti entro tre giorni dalla data di assunzione. Procedere esaminando moduli di identificazione accettabili e compilando il modulo di verifica dell'idoneità all'impiego (I-9), quindi verificare i dati sul modulo con lo strumento online E-Verify dei servizi di cittadinanza e immigrazione degli Stati Uniti. Non è necessario presentare il modulo; basta tenerlo in archivio per tre anni dopo la data di assunzione e un anno dopo la data di scadenza.
4. Registrati con il nuovo programma di reporting del noleggio dello stato
Entro 20 giorni dalla data di assunzione, è necessario segnalare tutti i nuovi assunti a una directory di stato. Troverai link a ulteriori informazioni su come segnalare nuovi assunti sul sito web del governo statale.
5. Ottenere l'assicurazione di indennizzo dei lavoratori
Qualsiasi azienda con dipendenti può essere tenuta a trasportare l'assicurazione di compensazione del lavoratore. Verifica con il tuo stato, perché alcuni lo richiedono se hai un solo dipendente mentre altri lo rendono obbligatorio se hai quattro o più dipendenti. L'assicurazione è disponibile tramite i corrieri commerciali, su base autoassicurata, o attraverso il programma del tuo stato ed è considerata un costo per fare affari.
6. Registrati per l'imposta di assicurazione di disoccupazione
Ancora una volta, qualcosa da verificare con il tuo stato; alcuni richiedono che si paga la tassa di disoccupazione e altri no.
7. Verificare se è necessario ottenere l'assicurazione invalidità
Di nuovo, questo è dipendente dallo stato. Alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di fornire un'assicurazione parziale sostitutiva del salario ai dipendenti idonei per malattia o infortunio non connessi al lavoro.
8. Visualizza poster sul posto di lavoro
Verificare con lo strumento online "Poster Advisor" del Dipartimento del lavoro per verificare se le leggi sul lavoro richiedono la visualizzazione di determinati poster che spiegano i diritti dei dipendenti, ecc.
9. Imposte di deposito come datore di lavoro
È una buona idea parlare con il tuo commercialista o con il consulente fiscale dei tuoi nuovi obblighi fiscali. In genere, è necessario segnalare le ritenute fiscali sul reddito, la sicurezza sociale e le imposte Medicare ogni trimestre sul modulo IRS 941. Se hai pagato uno stipendio di $ 1,500 o più in qualsiasi trimestre o hai avuto un dipendente nel libro paga per qualsiasi 20 settimane dell'anno, dovrai anche presentare un ritorno FUTA (Annual Federal Unemployment) del datore di lavoro.
Per vedere che cosa si applica a te, leggi la guida fiscale del datore di lavoro dell'IRS (PDF).
10. Diventa un datore di lavoro responsabile a lungo termine
Una volta che il tuo dipendente è a bordo, assicurati di conservare buoni documenti dei dipendenti, di prestare particolare attenzione alle leggi sulla sicurezza e sulla salute sul luogo di lavoro e di capire quali benefici devi stabilire per legge. Ciascuno di questi collegamenti punta a utili guide e strumenti governativi che possono aiutarti a rimanere conforme.
Foto della stretta di mano tramite Shutterstock
