Tracciare le ore fatturabili è emozionante quanto programmare un canale radicolare.
Il monitoraggio del tempo è un male necessario per documentare il lavoro e giustificare il pagamento, ma è anche dispendioso in termini di tempo e, se eseguito manualmente, soggetto a errori.
Che tu sia un libero professionista, un piccolo imprenditore o un dirigente aziendale di livello enterprise, il software di monitoraggio del tempo può semplificare il monitoraggio delle ore, migliorare l'accuratezza e eliminare il mal di testa dalla gestione delle ore fatturabili.
I vantaggi della giusta applicazione Time Tracker sono enormi.
I dati di un'app basata su cloud possono essere importati nel programma del foglio orario, aumentando l'efficienza della fatturazione e riducendo al minimo il rischio di errori umani associati al tempo manuale. Le app per il monitoraggio del tempo possono ridurre i costi di elaborazione delle retribuzioni, velocizzare la fatturazione e i conti clienti e automatizzare le spese di viaggio.
In breve, l'app per il rilevamento del tempo giusto può aiutarti a determinare esattamente quanto sono redditizi i tuoi progetti di business e la tua azienda.
Ma con così tante diverse opzioni di app per il monitoraggio del tempo, come decidi qual è il più adatto alla tua attività? Tenete presente i seguenti quattro muffoli:
1. Facilità d'Uso
Fai attenzione ai "inganni dimostrativi". L'interfaccia più semplice non indica sempre che questa app sia la più facile da utilizzare o che sia adatta alle esigenze della tua azienda. Ogni app di tracciamento del tempo avrà una curva di apprendimento iniziale.
Maggiore è la tua organizzazione e più complesse sono le tue squadre e i tuoi progetti, maggiore sarà lo sforzo iniziale che dovrai investire in un lancio a livello aziendale. La compatibilità con il software di fatturazione esistente della tua azienda, come QuickBooks o Oracle, è essenziale.
Il software di tracciamento di tutti i tempi richiederà del tempo per essere implementato in diversi reparti. Quindi non lasciarti ingannare dall'interfaccia più semplice. Cerca app intuitive e con tutte le funzionalità necessarie.
2. Flessibilità
L'app giusta per il rilevamento del tempo sarà abbastanza flessibile per soddisfare le tue esigenze specifiche. Ad esempio, un designer potrebbe voler vedere quali compiti assegnati ai suoi colleghi sono completi. I segnali visivi, come una barra che diventa rosso dal verde, e le scadenze per le varie attività che compongono un progetto completo possono velocizzare drasticamente i tuoi dipendenti.
Molte persone elaborano le informazioni visive più velocemente. Prendi in considerazione una scheda attività che mostra lo stato di avanzamento di ciascuna attività. Ciò ti consentirà di monitorare e controllare tutto da un singolo desktop o dispositivo mobile, senza bisogno di andare in giro.
Ad esempio, per aiutare la flessibilità, WorkflowMax include sei opzioni di tracciamento del tempo:
- Possibilità di inserire l'ora di inizio e di fine manualmente.
- Possibilità di inserire il numero esatto di ore lavorate.
- Un semplice timer di avvio e arresto che registra le ore effettive lavorate.
- Un widget Adobe appositamente creato che consente alle creatività di tenere traccia del tempo all'interno di prodotti Adobe come Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro e Prelude.
- Il timer ottimizzato per i dispositivi mobili ti consente di inserire il tempo in movimento.
- Diversi widget desktop di terze parti che si integrano con WorkflowMax e offrono funzionalità e flessibilità avanzate, tra cui un promemoria visivo delle attività attuali e future.
Come capo, puoi anche modificare i fogli di lavoro ogni giorno o ogni settimana a seconda della durata del progetto. Esistono altri strumenti per il monitoraggio dei tempi come Due che sono dotati di funzionalità simili, tra cui la fornitura di integrazione di fatturazione e fatturazione senza interruzioni.
3. Completa personalizzazione
Mentre la flessibilità è importante, le funzionalità di personalizzazione complete sono probabilmente ancora più essenziali. L'app deve funzionare con i sistemi, i processi e il software già in uso. Ad esempio, se le cose devono essere ottimizzate, queste modifiche possono essere apportate facilmente dall'app stessa?
Quando si esaminano le opzioni di personalizzazione, è particolarmente importante verificare le integrazioni di terze parti. Assicurati che il tuo tracker del tempo supporti le app già utilizzate dalla tua azienda, come Forecast, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe e PayPal, solo per citarne alcuni.
In questo modo, la tua nuova app può facilmente inserirsi nel tuo attuale ecosistema di app. Se scelte correttamente, tutte le tue app funzioneranno perfettamente insieme, spingendo i dati da uno all'altro senza la necessità di una doppia immissione.
Prendi la società IT, Conquest Solutions, per esempio. Conquest Solutions ha già utilizzato Xero come piattaforma di contabilità e FreshDesk per fornire supporto IT ai propri clienti. Per questo motivo, hanno scelto un'app di monitoraggio del tempo integrata con il loro "ecosistema di app" esistente.
I ticket di supporto sono stati automaticamente trasferiti dalle richieste di FreshDesk al loro time tracker, che ha permesso loro di creare fatture e fatturare i clienti. Subito dopo l'implementazione, Conquest Solutions ha iniziato a vedere dei vantaggi, con una riduzione del 66% nel tempo di quotazione, l'aumento percentuale 24 della tariffa giornaliera e (grazie alla trasparenza offerta dal proprio ecosistema app) senza mai contestare una fattura.
4. Design intuitivo
Le migliori app hanno sia un'interfaccia visivamente accattivante che una potente funzionalità di backend. Abbiamo parlato un po 'del perché le potenti funzionalità di back-end (compresa la possibilità di personalizzare completamente l'app in base alle specifiche esigenze aziendali) sono così importanti.
Ma perché il design visivo è così importante?
Il design può influenzare in modo significativo le nostre emozioni. E le nostre emozioni, in particolare se i tuoi dipendenti "gradiscono" la sensazione della tua app di monitoraggio del tempo, determineranno se effettivamente la usano o no.
Smashing Magazine ha recentemente esplorato questa profonda connessione in "Think Your App Is Beautiful? Non senza User Experience Design. "L'estetica [non deve essere] incompatibile con l'usabilità.
Data la scelta tra un prodotto brutto utilizzabile e uno utilizzabile attraente, perché non il secondo? In altre parole, il bel design non riguarda la bellezza stessa.
Si tratta di sapere se i tuoi dipendenti trovano il tuo strumento per il monitoraggio del tempo facile da navigare e lo utilizzerebbero naturalmente per le loro esigenze quotidiane.
Prendendo l'app di monitoraggio del tempo per un test drive
Tieni presente che, a meno che tu non sia un freelancer solista, la selezione di un'app di monitoraggio del tempo riguarda tanto la tua esperienza quanto quella del tuo dipendente. Quando selezioni l'app giusta, considera la possibilità di scegliere un gruppo selezionato di dipendenti per testare la tua ultima o due scelte per una settimana.
Quanto è facile il periodo di adozione?
Erano in grado di navigare nell'app e integrarla nel loro flusso di lavoro?
O l'utilizzo dell'app è diventato un problema maggiore rispetto al monitoraggio manuale delle ore?
Immagine: WorkflowMax
