"Dobbiamo parlare del budget del progetto ..."
Nessuna frase può colpire la paura nel cuore del management junior e senior allo stesso modo di un'e-mail urgente per discutere del budget.
Se sei un project manager, sai fin troppo bene quanto sia difficile mantenere i progetti in tempo e budget. Tra la modifica dell'ambito del progetto, le richieste irrealistiche dei clienti e le battute d'arresto inaspettate, la gestione di un progetto può spesso sembrare un branco di gatti.
Se ritieni che la tua squadra stia investendo regolarmente nel budget (anche se il budget iniziale sembrava completamente all'interno del ballpark), il problema potrebbe non riguardare la tua squadra, la tua leadership o il tuo cliente, ma con gli strumenti che stai utilizzando. Sì, sto parlando di quella costosa (e confusa) piattaforma di gestione dei progetti che stai utilizzando.
La scelta dello strumento di gestione dei progetti online errato può impostare la tua azienda per una serie di problemi. È uno dei modi più comuni in cui le aziende possono finire per sprecare qualche soldo serio senza nemmeno rendersene conto. Stai lottando per scegliere il software giusto per la gestione dei progetti o non sei sicuro che la tua piattaforma attuale sia adatta alle esigenze della tua squadra?
Fai attenzione alle seguenti bandiere rosse:
Bandiera rossa n. 1
La pianificazione del progetto e il lavoro ad hoc non utilizzano la stessa piattaforma.
I project manager spendono 90 per cento del tempo a comunicare. Il tuo software di gestione dei progetti non dovrebbe semplificare questo processo?
Quando si seleziona un sistema di gestione del progetto, optare per una piattaforma che renda facile tenere traccia di tutti gli aspetti dei progetti da un singolo sistema. In questo modo, quando vengono visualizzate attività ad hoc, potrai aggiungere queste attività alla stessa piattaforma di progetto, semplificando il monitoraggio del carico di lavoro e della disponibilità di ciascun membro del team.
Identifica facilmente i membri che hanno più tempo nella loro pianificazione e che sono eccessivamente impegnati a spostare il carico di lavoro in modo trasparente, man mano che le priorità e la disponibilità cambiano.
Bandiera rossa n. 2
Non esiste l'onboarding standardizzato.
Quando gestisci un team virtuale, il primo passo per il successo è la standardizzazione del processo di onboarding.
Ottieni tutti sulla stessa pagina dall'inizio con un semplice tutorial di istruzioni per l'utilizzo della nuova piattaforma. Impostare le aspettative per la disponibilità con una guida alla comunicazione e una scheda di informazioni di contatto.
Le migliori piattaforme di project management includono strumenti di chat virtuali e programmi di messaggistica interni. L'uso dello stesso strumento di chat incluso nel software di gestione dei progetti consente di modificare istantaneamente compiti, aggiungere note a lavori diversi o modificare le scadenze senza mai lasciare il programma.
Bandiera rossa n. 3
Si utilizza un servizio per la gestione dei progetti e un altro per la condivisione dei file cloud.
Sì, DropBox e Google Docs sono fantastici, ma trovo che quando gestisco un progetto importante, è molto più facile mantenere tutti i file nella stessa posizione degli elenchi delle cose da fare e degli incontri di condivisione dello schermo / collaborativi.
Ho il mio team di includere un numero di versione in ogni nome di file e le iniziali dell'ultima persona per apportare eventuali modifiche al file. In questo modo, se c'è una domanda sul contenuto o su cosa è stato cambiato, so immediatamente chi contattare. Ciò aiuta a mantenere i file nascosti in una catena di e-mail e le modifiche da duplicare.
Indipendentemente dalla convenzione di denominazione dei file scelta, è possibile implementare un sistema dal primo giorno per la gestione e il tracciamento dei file e mantenerli tutti in un'unica posizione.
Bandiera rossa n. 4
Non c'è spazio per discussioni collaborative o riunioni virtuali.
C'è molto di più nel software di gestione dei progetti oltre a tenere traccia delle attività e archiviare i file.
Quando gestisci un team virtuale, le riunioni regolari possono essere una sfida. Detto questo, senza una comunicazione chiara, l'intero progetto potrebbe crollare. Scegli un giorno e un'ora (come lunedì a 10am e giovedì a 2 pm) per avere una sessione di check-in sullo stato del progetto settimanale.
Presta attenzione ai membri del team che vivono in fusi orari diversi; le riunioni di mezzogiorno sono generalmente le più facili da "frequentare" per tutti. Avere un giorno e un'ora specifici programmati in anticipo mantiene tutti sulla stessa pagina e il progetto va avanti.
Bandiera rossa n. 5
Un sacco di campane e fischietti, ma non abbastanza funzionalità di base.
Quando si seleziona una piattaforma di project management, si è tentati di scegliere quella con le caratteristiche più fantasiose.
Assicurati che la funzionalità principale esegua il backup di queste campane e fischietti. Che si tratti della piena integrazione con Gmail e DropBox, della trasformazione con un clic da e-mail a un'attività di progetto o della messaggistica istantanea in uno spazio di lavoro condiviso, scegli le funzionalità più adatte al tuo team virtuale.
Wrike, Zoho Projects e Clarizen sono tre popolari opzioni basate sul Web per la collaborazione di progetti che offrono funzionalità simili. Prima di impegnarsi in una singola piattaforma, prendili per un test drive per determinare quale sia più adatto alle tue esigenze.
Bottom Line
I progetti completati non si materializzano attraverso la pura forza di volontà. Spendere troppi soldi su costose piattaforme di gestione del progetto che non riescono a svolgere il lavoro non solo danneggia la linea di fondo della vostra azienda, ma rallenta anche la produttività e trascina le scadenze.
Ritorna in linea con una piattaforma di project management che traccia le attività, le panoramiche, archivia i file, offre una panoramica completa dei membri del team e offre facili riunioni virtuali / messaggistica istantanea dallo stesso luogo.
Foto di ferite bendate via Shutterstock
