Uno dei momenti più stressanti per la maggior parte dei proprietari di piccole imprese è quando il flusso di cassa diventa stretto perché i pagamenti non arrivano dai clienti. Non necessariamente che la tua azienda non si sia mossa senza intoppi, ma perché i tuoi clienti non pagano in modo tempestivo.
In questa guida alla fatturazione e al pagamento, vogliamo condividere con voi alcune best practice per fatturare i vostri clienti. Inoltre, vogliamo condividere i modi per assicurarti di essere pagato in tempo (o il più vicino possibile) in modo da non doverti preoccupare del flusso di cassa.
Utilizzare il software di fatturazione
L'utilizzo di software di fatturazione come Hiveage offre numerosi vantaggi per la tua azienda. Per i principianti, mostra ai tuoi clienti che il tuo processo contabile è professionale e organizzato. Sapranno anche che non saranno in grado di scivolare attraverso le fessure e perdere un pagamento.
Alla fine, sarai in grado di tenere facilmente traccia delle promozioni speciali offerte a clienti specifici, di quanto velocemente o lentamente i clienti tendono a pagare, quali fatture sono scadute e molto altro ancora.
Sarai anche in grado di eseguire report dettagliati che ti aiuteranno quando i clienti sono interessati alla loro fatturazione rispetto alla cronologia dei pagamenti. Puoi anche eseguire questi rapporti quando i clienti protestano contro la quantità di prodotti o servizi che hanno ricevuto in relazione agli importi che sono stati fatturati.
Discutere dettagli di fatturazione all'inizio
Quando inizi a lavorare con un nuovo cliente, è bene che i dettagli di fatturazione vengano confermati il ??prima possibile. Alcuni clienti si fermeranno su un pagamento di fattura semplicemente perché manca una cosa, come un numero di ordine di acquisto. Ecco cosa è necessario stabilire sin dall'inizio per garantire un futuro di successo della fatturazione.
Conoscere quali informazioni è necessario fornire ai clienti.
Il tuo cliente ha bisogno del tuo W-9 all'inizio di lavorare insieme? Il cliente desidera un nome progetto specifico o un numero PO su ogni fattura? Il tuo cliente ha più indirizzi di lavoro e ha bisogno di uno specifico sulla fatturazione per un corretto instradamento? Trova queste cose in modo che non abbiano una scusa legittima per ritardare i pagamenti.
Sapere come il cliente vuole essere fatturato.
La maggior parte dei clienti va bene con la fatturazione online via e-mail. Ma alcuni vogliono ancora avere quella copia per posta. Assicurati di inviare la fattura di conseguenza.
Sapere chi deve ricevere la fattura (e chi deve essere copiato).
I clienti diversi hanno regole diverse in materia di fatturazione. Alcune fatture devono essere inviate al proprietario della società per approvazione e quindi verranno ridotte alla contabilità. Altri devono passare alla contabilità con un CC per il project manager con cui si sta lavorando, in modo che possano inviare il loro OK alla contabilità.
Occasionalmente, avrai un cliente in cui la fattura deve essere inviata come PDF a una persona per l'approvazione. Quindi deve essere inviato a un'altra persona per l'approvazione. Infine, deve essere inviato elettronicamente ad un reparto contabilità esterno.
Scopri qual è il processo per il tuo cliente e seguilo di conseguenza.
Definisci chiaramente i tuoi termini
Sorprendentemente, alcune persone non specificano i termini di pagamento. Lasciano l'impostazione predefinita al momento del ricevimento sulla fattura. Se i termini di pagamento non sono dovuti al momento del ricevimento, è necessario modificarli di conseguenza sulla fattura. Altrimenti, le persone presumeranno che tu non abbia modificato i termini di pagamento dall'impostazione predefinita e abbia creato i propri termini di pagamento.
A proposito di termini di pagamento, un modo per assicurarsi di essere pagato prima di eseguire il lavoro o inviare il prodotto è di offrire uno sconto per il pagamento anticipato. I tuoi clienti apprezzeranno la possibilità di risparmiare un po 'e adorerai il fatto che non ti devi preoccupare di essere irrigidito.
Definisci chiaramente quando aspettarti la fatturazione
Fai sapere in anticipo ai tuoi clienti che di solito fatturhi alla fine del mese, il primo del mese, la metà del mese, settimanalmente, ogni due settimane o quando un progetto è finito. In questo modo, sanno quando possono aspettarsi di ricevere la tua fattura e, auspicabilmente, sono in cerca di questo.
Offri più di un modo per pagare
Solo perché la percentuale 90 dei tuoi clienti utilizza PayPal o paga online non significa l'altra percentuale 10. Consentendo ai tuoi clienti di pagare con carta di credito o assegno, sarai in grado di rimuovere la maggior parte delle barriere di pagamento per la maggior parte dei tuoi clienti.
Per garantire che i tuoi clienti possano pagare come preferiscono, inserisci il tuo indirizzo postale sulla fattura e abilita le opzioni di pagamento aggiuntive affinché paghino online al di fuori di PayPal.
Le buone alternative di elaborazione delle carte di credito su PayPal includono Stripe, Braintree e Authorize. Tutti e tre hanno prezzi simili a 2.9% + $ 0.30 per transazione. Le tariffe aggiuntive includono quanto segue.
- Braintree non addebita commissioni di transazione sul primo 50k elaborato tramite loro. Fanno pagare un ulteriore 1% per le transazioni valutarie internazionali.
- Braintree e Stripe applicano una commissione di rimborso $ 15.
- Stripe addebita un ulteriore 2% per le transazioni valutarie internazionali.
- Autorizza addebita una commissione di $ 49, $ 25 tariffa mensile del gateway, 1.5% di commissione di valutazione per le transazioni internazionali e $ 25 chargeback fee.
Quindi come scegli? Ecco alcune domande da porre sulla tua attività.
- Vuoi accettare i pagamenti telefonicamente o sul tuo dispositivo mobile di persona?
- Vuoi accettare solo pagamenti standard con carta di credito (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, ecc.) O vuoi accettare anche nuovi metodi di pagamento come Apple Pay, Bitcoin o Venmo?
- Hai bisogno di un abbonamento? Opzioni di pagamento divise?
- Hai clienti in tutto il mondo e in paesi che non possono utilizzare PayPal?
Una volta ottenute le risposte a queste domande, dovresti essere in grado di abbinare le caratteristiche dei processori di pagamento con le tue esigenze per determinare qual è quella giusta per la tua attività.
Inoltre, tieni presente che se hai clienti che non pagano tramite PayPal perché hanno qualcosa contro PayPal, potrebbero non piacere a Braintree poiché Braintree è stato acquistato da PayPal.
Conferma di aver inviato la fattura
Sai che puoi fare affidamento sul tuo software di fatturazione. Quindi non stai necessariamente facendo questo perché non credi nel tuo software, ma più per ottenere quel primo promemoria che sì, hai inviato la tua fattura.
Dopo aver inviato una fattura a un cliente per la prima volta, invia per e-mail la persona che dovrebbe ricevere la fattura e chiunque abbia bisogno di essere copiata su di essa che hai appena inviato nella fattura. Può essere incluso come menzione casuale che accompagna gli aggiornamenti del tuo progetto.
Solitamente, devi farlo solo con i clienti che per la prima volta o con i clienti che sono regolarmente in ritardo con i pagamenti. Con i nuovi clienti, ti consente di assicurarti che i dettagli di fatturazione siano corretti.
Invia promemoria delicati
Non tutti pagheranno 100% in tempo. Alcune persone saranno legittimamente così occupate da dimenticarle involontariamente della fattura. All'inizio, si presume che la fattura sia stata dimenticata per errore e inquadrata di conseguenza.
Quando si rinvia una fattura, alcuni ottimi modi per avvicinarsi a un promemoria di fattura includono quanto segue, incluso un testo per situazioni speciali.
- Ho notato che non hai ancora visualizzato la mia fattura. Solo nel caso in cui non è venuto correttamente, lo sto rinviando. Allegherò anche una copia via PDF in una email separata. Al giorno d'oggi non sai mai con i filtri antispam email.
- So che sei stato impegnato con il nuovo lancio del progetto di recente. Nel caso in cui sia stato seppellito nella tua casella di posta, ecco la mia fattura per il lavoro del mese scorso.
- Spero tu abbia avuto un buon viaggio! So che probabilmente hai avuto molto da fare, quindi volevo assicurarmi che fosse in cima alla lista da quando sono stati giorni 30.
- Questo è solo un promemoria amichevole sulla mia fattura del mese scorso. Il tempo vola, ma dal momento che sono stati giorni 30, ho pensato di farti sapere.
Per la maggior parte, questo dovrebbe risolvere il problema e dovresti ricevere una risposta e un pagamento. Se non ricevi una risposta da una persona, puoi sempre inviare un delicato promemoria a qualcun altro. Fai sapere a quella persona che non hai sentito parlare della tua fattura e che vuoi assicurarti che sia arrivata a loro.
Se non si dispone di promemoria personalizzati, va bene anche questo. Puoi scegliere di inviare invece dei promemoria automatici!
Metti giù il piede
Se i precedenti promemoria passano inosservati, potrebbe essere necessario un po 'più aggressivo. Questo è particolarmente importante se la fattura è diventata gravemente scaduta. Ci sono alcune cose da considerare prima di intraprendere questa strada.
- Vuoi che questa azienda rimanga come cliente? Se lo fai, essere solidale con un pagamento lento potrebbe farti guadagnare la loro futura lealtà.
- Puoi interrompere la consegna o i servizi a causa del mancato pagamento? Ancora una volta, questa scelta potrebbe dipendere dal fatto che si desideri che questa azienda rimanga un cliente.
Con queste risposte in mente, agisci di conseguenza. Inizia rispedendo la tua fattura, sia in formato digitale che per posta. Chiama il tuo cliente e fai sapere loro che capisci che le cose potrebbero essere difficili, ma hai completato i servizi concordati o inviato i prodotti finali del prodotto. Pertanto, il pagamento corrente è dovuto immediatamente.
Sì, questo può essere scomodo. Ma è anche affari. Probabilmente non sei l'unico fornitore a cui i tuoi clienti hanno effettuato pagamenti in ritardo, quindi non sarai l'unico a far rispettare il problema. Ma se sei l'unico a fare pressione su di loro, probabilmente verrai pagato per primo. O almeno prima dopo che le utilità essenziali, l'affitto e le altre fatture sono state pagate.
Perseverare sulla questione può essere frustrante per te e per il tuo cliente, ma può essere la chiave per essere pagato. Alcuni proprietari di piccole imprese hanno riferito di essere stati pagati fino a due anni dopo la scadenza del conto. Anche se il ritardo non è mai buono, è meglio che mai.
Immagine della fattura tramite Shutterstock
