Vogliamo tutti che le nostre attività siano snelle e meschine. Ma l'efficienza può essere come il calore all'interno di un edificio che ha minuscole crepe attorno a finestre e porte. Il calore scorre qua e là - non te ne accorgi nemmeno. Di seguito sono riportati alcuni problemi tecnologici che possono sottrarre efficienza alla tua azienda attraverso i tuoi sistemi informatici, che potresti persino non realizzare.
Problemi tecnologici e come risolverli
Mancanza di politiche e procedure IT o non seguirle
Secondo uno studio di Ponemon Institute su 2012, "Gli addetti ai lavori negligenti sono la causa principale delle violazioni dei dati." La negligenza interna rappresenta il 39% delle violazioni dei dati. Probabilmente la maggior parte di quelle persone coinvolte in violazioni era inorridita da quello che era successo, ma l'errore umano era ancora al centro di tutto.
Esistono molti modi in cui può verificarsi un errore umano: non controllare l'accesso all'amministratore di sistema quando i ruoli cambiano o le persone se ne vanno; dipendenti che perdono laptop o li hanno rubati; password utente facilmente incrinate. Troppo spesso una violazione manda in crisi un'impresa. Può portare a perdite finanziarie, ripercussioni sulle pubbliche relazioni e problemi legali.
- Come sistemarlo: La prevenzione è la migliore risposta. Controlla i tuoi processi e implementa le migliori pratiche di sicurezza in tutti i punti vulnerabili. Educare i dipendenti alle loro responsabilità. Tenerli responsabili anche delle seguenti politiche.
Manutenzione delle risorse IT fisiche
Mantenere l'hardware della tecnologia dell'informazione può essere costoso e richiedere tempo per le piccole imprese che già hanno difficoltà a soddisfare le crescenti esigenze delle loro operazioni. Problemi comuni includono server lenti o obsoleti e perdita fisica in caso di disastro. Poi ci sono le spese in conto capitale per l'acquisto e il ridimensionamento delle apparecchiature IT, l'implementazione degli aggiornamenti, l'enorme numero di server necessari e le spese operative.
- Come sistemarlo: Prendi in considerazione le tecnologie di virtualizzazione e passa agli ambienti virtuali. Lasciare che un servizio esterno con economie di scala gestisca l'hardware, mentre si mantiene la supervisione IT in-house, può essere un uso più efficiente del capitale e dello staff. Coinvolgere il reparto finanziario per effettuare un'analisi costi-benefici.
Impossibile pianificare backup di sistema o backup incompleti
Persino in questi giorni e anni, gli studi mostrano ancora pratiche di backup errate tra le piccole imprese. Le cause sono molte: errore umano, errore della soluzione di backup, restrizioni di budget. I mal di testa e i costi del tentativo di recuperare - e forse non essere in grado di recuperare completamente - possono minacciare la stessa esistenza di una piccola impresa.
- Come sistemarlo: Pianifica i backup e provali regolarmente. "Esamina ciò che ti aspetti". Se hai delegato, fai domande finché non ottieni risposte soddisfacenti sui backup. Prendi in considerazione di passare a un servizio gestito che gestisce i backup per te.
Non richiede ai dipendenti di aggiornare regolarmente le password
L'utilizzo della stessa password più volte e l'utilizzo di password semplici sono due pratiche comuni che rendono l'intero sistema potenzialmente vulnerabile. Gli hacker cinesi sono riusciti a violare il sito del New York Times a gennaio semplicemente ottenendo le credenziali di accesso e-mail di uno scrittore. Nel caso del New York Times il login è stato estratto dopo un attacco di malware su un individuo, ma continua a mostrare che gli account di accesso dei dipendenti sono un punto di vulnerabilità.
- Come sistemarlo: Richiedere ai dipendenti di reimpostare le password regolarmente, attraverso la scadenza della password nelle applicazioni. Educarli sulla necessità di password sicure.
Non trattare i dispositivi mobili come parte integrante dei sistemi IT
In uno studio honeypot 2012, i dispositivi mobili 50 sono stati intenzionalmente persi. Nella stragrande maggioranza dei casi la persona che lo ha trovato ha avuto accesso alle informazioni sul dispositivo (intenzionalmente o meno). I costi degli incidenti legati alla mobilità sono stati in media $ 247,000, per incidente, secondo lo stesso studio.
- Come sistemarlo: Tratta i dispositivi mobili (anche i dispositivi BYOD che possiedono i dipendenti) come endpoint dell'ecosistema IT, con gli stessi livelli di protezione della rete, dei server e dei desktop. Incorporare soluzioni come crittografia e funzionalità di cancellazione remota per dispositivi mobili nel piano di sicurezza IT.
Rete lenta e connessioni Internet e tempi di inattività
Forse non ti rendi conto di quanto tempo i dipendenti trascorrono in attesa di trasferimenti di file di grandi dimensioni e lentezza causata da limitazioni della larghezza di banda e altri problemi. L'ultima cosa che vuoi è che il computing business-critical venga interrotto. Anche altri sistemi possono essere interrotti. Un sistema telefonico VOIP che dura meno di una mezza giornata può significare enormi perdite di lavoro e disagi per dipendenti e clienti.
- Come sistemarlo: Scegli la massima velocità e affidabilità per la connettività delle comunicazioni chiave. Un'opzione oggi è quella di aggirare l'Internet pubblico per le posizioni di calcolo interno e accedere a un servizio di rete Ethernet privato.
Prima di tutto non identificare e affrontare i problemi più grossi
I sistemi e le reti diventano sempre più complessi. La complessità rende più difficile la risoluzione dei problemi. Non si vuole passare ore o giorni a risolvere problemi minori mentre i problemi più importanti continuano ad affliggere il business.
- Come sistemarlo: Il più grande ROI sarà ottenuto isolando e risolvendo i maggiori problemi. Non sottovalutare cosa comporta la risoluzione dei problemi. Vediamo con i nostri sistemi che la risoluzione dei problemi può richiedere ripetuti tentativi prima di isolarne tutte le cause e gli effetti. Rapporti; strumenti di amministrazione basati sul web; indicatori di prestazioni chiave monitorati: tutti strumenti essenziali per la risoluzione dei problemi.
In sintesi, i problemi di tecnologia coinvolgono centinaia di dettagli e possono essere correlati. Quando insorgono problemi, allontanano la mente dalla gestione dell'attività. Importanti progetti IT generatori di entrate vengono ritardati. La compagnia può essere messa in crisi. Nessuno di noi ama spendere somme ingenti per risolvere i problemi perché siamo costretti a evitare il disastro.
Un altro consiglio che abbiamo imparato nel modo più duro: Non continuare a fare le cose in un modo solo perché hai sempre fatto così e non hai mai avuto problemi.
Fai un punto per educare te stesso e il tuo team sulle possibilità. Molte altre opzioni esistono oggi rispetto a anche un paio di anni fa. Le soluzioni odierne potrebbero essere - e spesso lo sono - più efficienti in termini di tempo e denaro del personale.
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