L'email si è evoluta in modo significativo sin dal suo inizio nei primi 1970. Quando gli 90 giravano, l'e-mail era diventata un luogo comune in casa e la gente viveva per quella vocina che diceva "Hai posta!"
L'evoluzione dell'email ha reso una funzione importante per tutti, ovunque. È diventato la forma ufficiale di comunicazione per le aziende di tutto il mondo e potrebbe essere una delle applicazioni più critiche in circolazione. Dalle pubblicità piene di divertimento alle informazioni sensibili dei clienti, l'e-mail di un'azienda viene utilizzata per l'invio di centinaia di messaggi al giorno.
Sfortunatamente, hack e virus sono comuni, come probabilmente hai vissuto. Molte aziende pensano che la loro posta elettronica sia sicura, ma non ci sono eccezioni quando si tratta di questi attacchi.
Sforzati di prevenire incidenti futuri con alcuni dei seguenti suggerimenti per proteggere l'email aziendale.
Sviluppa password sicure
Poco più di un anno fa, cinque milioni di password Gmail vennero brutalmente rubate. Questa è stata una grande sveglia per gli utenti di e-mail in tutto il mondo, in particolare quelli che hanno utilizzato Gmail in un ambiente aziendale. Le password semplici e facili da indovinare erano ciò che rendeva possibile questo hack, e altre migliaia di persone piacevano.
Più complessa, unica e irriconoscibile è la tua password, più difficile è la penetrazione degli hacker. Date di nascita, nomi e numeri di previdenza sociale sono scelte molto popolari per le password, il che è un grosso errore. Non solo sono facili da indovinare, ma danno anche informazioni complete sugli estranei sulla tua vita personale.
In un'impostazione aziendale di posta elettronica, non correre questo rischio. Utilizza solo password complesse e prive di connessione personale con te o i tuoi dipendenti. Ricorda, è più importante usare una password "noncrassibile" di quella che puoi facilmente ricordare.
Verifica mittenti e dati
Oggigiorno è così facile creare un account e-mail, chiunque può farlo. Per questo motivo, devi eseguire periodicamente le tue email attraverso un processo di verifica.
Inizia verificando che la persona che ha inviato l'email sia, in realtà, chi dicono di essere. La maggior parte delle e-mail ha un sistema di verifica che sarà in grado di distinguere i robot dagli esseri umani, e si può anche chiedere l'aiuto di un servizio di protezione e-mail.
Le aziende vorranno anche verificare che i dati all'interno dell'e-mail non siano stati modificati da quando sono stati inviati. Fortunatamente, ci sono una serie di strumenti e software online che sono stati sviluppati per questo scopo.
Educare i dipendenti
Una volta che hai imparato alcuni segreti di sicurezza della posta elettronica, non tenerli per te. L'e-mail è inviata a tutti, e non fa molto bene alla tua compagnia se sei l'unica che sa come mantenere le cose sicure.
Tieni riunioni periodiche di sicurezza in cui insegni a ciascun dipendente le basi per identificare frodi e rischi per la sicurezza. Portare il reparto tecnico, se possibile, per spiegare alcuni dei modi in cui i dipendenti possono definire i rischi.
Inoltre, istruiscili sulle regole e sui regolamenti che circondano la condivisione dei dati. Alcune delle più grandi violazioni della sicurezza sono avvenute a causa di impiegati ignoranti. Passa frequentemente le regole e assicurati che ogni dipendente abbia una copia da referenziare se necessario.
Cripta Email
Avere zero crittografia e-mail sostanzialmente accoglie gli hacker a braccia aperte. D'altra parte, la crittografia è come mettere una e-mail complessa sulla posta elettronica che è difficile da fare per gli hacker.
È anche importante verificare che il server sia stato crittografato. Di solito, questo richiede un software a pagamento per fare il lavoro giusto a livello di business, ma se i soldi sono stretti, c'è una varietà di software libero che può essere utilizzato per crittografare sia il server che la posta elettronica.
La cosa fondamentale da ricordare quando si protegge il tuo sito web, la posta elettronica o qualsiasi altro aspetto del business online è che non è così difficile, costoso o dispendioso in termini di tempo, come molte aziende credono. In effetti, è molto più costoso non adottare le misure adeguate per proteggere la tua posta elettronica, dal momento che la perdita di dati per negligenza può effettivamente bloccarti.
L'e-mail per natura non è sicura, il che rende vitale per i dirigenti mettere in atto misure protettive. La linea di fondo: nessuna azienda è al sicuro dagli hacker e più sicurezza hai, meglio sarà.
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